ऑफ़िस की मीटिंग्स में पहले जो जिस तकनीक से आप अपने मत रखा करती थीं/करते थे, मीटिंग्स के ऑनलाइन प्लैटफ़ॉर्म पर आ जाने की वजह से वे पुरानी पड़ गई हैं. यहां हम आपको बता रहे हैं कि कैसे आप ऑनलाइन मीटिंग में अपनी सशक्त उपस्थिति दर्ज करा सकते हैं, ताकि आपके काम और आइडियाज़ को सराहा जाए और उनकी पहुंच सही जगह तक हो सके.
ऑफ़िशल मीटिंग्स के प्लैटफ़ॉर्म्स के बदलने से बहुत-सी चीज़ें बदल गई हैं. मीटिंग्स ऑनलाइन होने लगी हैं तो आइ टू आई कॉन्टैक्ट रखकर बात कहना हो नहीं सकता. यदि आपके बात करने का टोन सही नहीं हो तो लोग आपकी बॉडी लैंग्वेज से आपकी बात की गहराई को समझ नहीं पाते या फिर आपकी बात को ग़लत तरीक़े से ले सकते हैं. ऐसा होने पर आपको समस्याएं आ सकती हैं. यही वजह है कि ऑनलाइन मीटिंग्स में अपनी उपस्थिति को अच्छी तरह दर्ज कराना और भी ज़रूरी हो जाता है. इसके लिए आप नीचे लिखी हुई बातों को अमल में लाएं. इनसे आपको ऑनलाइन मीटिंग्स में अपनी बातें रखने में आसानी होगी और वे प्रभावी ढंग से आपके कलीग्स और बॉसेस तक पहुंच सकेंगी.
नज़रें कैमरे पर होनी चाहिए: ऑनलाइन मीटिंग्स में कैमरा ही आपकी आंखें होता है. यदि आइ टू आइ कॉन्टैक्ट जैसी बात के कारगर होने पर आपको भरोसा है तो वर्चुअल मीटिंग्स के दौरान आपको अपनी आंखें कैमरे पर टिकाए रखनी होंगी. हालांकि जब और लोग भी बोल रहे हों तब आपकी नज़र कैमरे से हटना चाहेगी, लेकिन आपको इस बात की प्रैक्टिस करनी होगी कि मीटिंग के दौरान आपकी नज़रें आपके कैमरे पर हों. ख़ासतौर पर जब आप बोल रही/रहे हों, उस समय तो आपकी आंखें कैमरे से हटनी ही नहीं चाहिए. यदि आप इस तरह अपना मत रखेंगी/रखेंगे तो उसका प्रभाव बेहतर होगा. धीरे-धीरे आपको इस बात की आदत हो जाएगी.
सुनिश्चित करें कि आप मीटिंग में सही दिखाई दे रहे हैं: अपने कैमरे को सही तरीक़े से ऐड्जस्ट करें, ताकि आपको चेहरा और कंधे मीटिंग में भाग ले रहे लोगों को स्पष्ट नज़र आएं और ऐसा न होने पाए कि आपके शरीर का ऊपरी हिस्सा आधा ही नज़र आ रहा हो या फिर सिर कट रहा हो. इसके बाद आप चाहें तो (यदि यह विकल्प अपनाने कहा गया हो तभी) अपने कैमरे को ऑफ़ कर सकती/सकते हैं. लेकिन जब कभी आप उसे अपनी राय देने के लिए ऑन करें तो लोग आपको पूरा देख सकें. यदि आप सही तरीक़े से दिखाई देंगे तो लोग आपकी बात को ध्यान से सुनेंगे.
बैक्ग्राउंड चेक करें: यदि आप ऑनलाइन मीटिंग में भाग ले रही/रहे हैं तो अपने बैक्ग्राउंड का ख़्याल रखें. यदि कैमरा में से आपके पीछे ऐसा बैक्ग्राउंड नज़र आएगा, जिसमें चीज़ें बिखरी पड़ी हों, बच्चे या पालतू जानवर घूमते हुए दिखाई दे रहे हों या फिर किचन से खाना पकाने की/बर्तन धोने की आवाज़ें आ रही हों तो इससे आपका ही नहीं, दूसरे लोगों का भी मीटिंग से ध्यान हट जाएगा. अत: ऑनलाइन मीटिंग अटेंड करते समय सुनिश्चित करें कि बैक्ग्राउंड सलीकेदार और व्यवस्थित हो.
आवाज़ को दमदार रखें: आप अपने कलीग्स/बॉस की बातें ध्यान से सुनें, लेकिन जब अपनी बात रखने का मौक़ा आए तो अपनी बात दमदार आवाज़ में रखें. यदि आप ऐसा नहीं करेंगी/करेंगे तो लोगों तक आपकी पूरी बात नहीं पहुंचेगी और वे उसमें दिलचस्पी नहीं लेंगे. साथ ही अपनी बात को जल्दबाज़ी में पूरा न करें. अपना पूरा समय लें, बीच-बीच में हल्के विराम भी लें, लेकिन आपकी आवाज़ इतनी स्पष्ट और दमदार हो कि लोग उसे पूरा सुनें.
बातों को दोहराने से बचें: यदि आप चाहती/चाहते हैं कि ऑनलाइन मीटिंग में आपकी उपस्थिति प्रभावशाली तरीक़े से दर्ज हो तो आपका वक्तव्य/राय/मत दमदार आवाज़ में और संक्षिप्त यानी छोटा होना चाहिए. बेवजह बातों को दोहराने से बचें. यदि आप ऐसा करेंगे तो मीटिंग में आपको ज़रूर सुना जाएगा. आपकी बात दूसरे लोगों तक ज़रूर पहुंचेगी.
चैट विंडो का सही उपयोग करें: ऑनलाइन मीटिंग में अपनी बातों को प्रभावी ढंग से रखने के लिए आप चैट विंडो का सही इस्तेमाल करें. इसके ज़रिए आप कलीग्स/बॉसेस के साथ मीटिंग से संबंधित डॉक्यूमेंट्स, लिंक्स, फ़ोटो या अन्य डेटा शेयर कर सकते हैं. इससे आपकी बोली हुई बातों के अलावा दूसरे लोगों के पास आपके दिए हुए रेफ़रेंस भी मौजूद होंगे और इसका प्रभाव गहरा पड़ेगा.
फ़ोटो: पिन्टरेस्ट
